La nuova feature di ONLYOFFICE Workspace agevola la collaborazione a distanza tra colleghi
in modo sicuro ed efficace, grazie alla crittografia dei documenti in tempo reale
Milano, 21 gennaio 2021 – Ascensio System, azienda lettone leader in ambito IT sviluppatrice di ONLYOFFICE, presenta un’innovativa soluzione che integra e completa i suoi editor: le ONLYOFFICE Private Rooms. I documenti rimangono criptati durante tutto il processo di editing, archiviazione, co-editing e condivisione. Non è più necessario inventare, inviare o inserire password: vengono generate automaticamente sul dispositivo e trasferite in modo criptato nella condivisione di un documento.
La tecnologia delle Private Rooms – che vanno a integrare la suite ONLYOFFICE Workspace – garantisce sicurezza ed efficacia senza compromessi, mantenendo i documenti criptati in tutte le fasi: non solo si evitano i pericoli esterni, ma si escludono anche i rischi di azioni volte a minare la sicurezza dei documenti e di un accesso non autorizzato alle informazioni private.
La collaboration risulta sicura a tutti i livelli: sul mercato esistono alcuni software che offrono una crittografia end-to-end per l’archiviazione dei file. Tuttavia, anche con i più elevati livelli di sicurezza, i dati risultano comunque vulnerabili nel momento in cui diventa necessario condividerli con i colleghi. La soluzione ONLYOFFICE Private Rooms è l’unica che consente di condividere, modificare e persino co-editare i documenti mantenendoli criptati in tutte le fasi.
“Siamo molto contenti di annunciare l’implementazione delle Private Rooms nei nostri Desktop Editors. In questo particolare momento, in cui la pandemia ci stimola a trovare nuove modalità di lavoro a distanza e di collaborazione, è di vitale importanza poter garantire la sicurezza dei dati alle aziende, con modalità innovative e al tempo stesso semplici da utilizzare. Per garantire che i dati siano ancora più al sicuro, abbiamo scelto di rilasciare il codice delle Private Rooms con la stretta supervisione della community open-source e incoraggiare la partecipazione al programma Bug Bounty 2021. Crediamo che la collaborazione nell’elaborazione dei dati sia il futuro e per questo motivo ci stiamo impegnando a supportarne la crescita con le nostre soluzioni”, commenta Lev Bannov, fondatore e CEO di Ascensio System.
Le Private Rooms funzionano tramite l’interfaccia degli ONLYOFFICE Desktop Editors, un pacchetto di editor che consente di creare, visualizzare e editare documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni per criptare e decriptare i dati sul client e stabilire un end-point di sicurezza.
Quando un utente accede a ONLYOFFICE Workspace, l’app desktop genera due chiavi – una privata e una pubblica – e le memorizza. Nel momento in cui lo stesso utente salva un documento all’interno di una Private Room, i dati vengono criptati con password a 256-bit generata automaticamente.
Successivamente questa password viene criptata mediante una chiave pubblica dell’utente. Il file finale viene archiviato in una Private Room nel cloud ONLYOFFICE. Accedendo a un file criptato, l’interfaccia ONLYOFFICE Desktop Editors dell’utente lo decripta usando la chiave privata. Questo consente di lavorare in modo sicuro e semplice, non è infatti necessario inventare, inviare o inserire password, perché vengono generate automaticamente. La tecnologia consente l’implementazione in ambienti mobili e cloud e l’integrazione con servizi di terze parti. Attualmente è possibile criptare in una Private Room file DOCX, XLSX e PPTX.
Semplicità di utilizzo, per facilitare la collaborazione
Le Private Rooms di ONLYOFFICE sono semplici da utilizzare: l’avvio è rapido e non è necessario installare alcuna applicazione aggiuntiva o seguire complicate istruzioni: un’interfaccia desktop interagisce con l’ambiente cloud online senza ulteriori passaggi per la configurazione. Non è necessario inoltre inserire o, aggiornare password, in quanto queste vengono generate automaticamente sul dispositivo e trasferite in modo criptato quando il documento viene condiviso. Durante la modifica in collaborazione, i dati inseriti da ogni utente vengono criptati individualmente e condivisi tramite una crittografia asimmetrica. Tutte le modifiche apportate dai co-autori sono criptate, secondo lo standard AES-256.Cominciare a utilizzare le Private Rooms è semplice e intuitivo per le aziende e i loro dipendenti:
- In primo luogo, l’azienda deve scaricare l’ultima versione di ONLYOFFICE Workspace (versione Community o Enterprise) sul proprio server e attivare le Private Rooms su ‘Impostazioni’ del portale nel panello di controllo,
- è poi necessario installare l’ultima versione degli ONLYOFFICE Desktop Editors,
- il terzo passo consiste nel collegare l’applicazione desktop all’istanza ONLYOFFICE nella sezione Connect to cloud,
- da ultimo, sarà sufficiente visitare la sezione Private Room per iniziare a modificare e co-editare i documenti in modo riservato.
