Dai numeri che non si sommano correttamente, ai dipendenti che “maneggiano” ognuno a suo modo quegli stessi numeri per ottenere la curva di rendimento migliore; dall’incapacità di previsione accurata oltre i tre mesi, all’impossibilità di capire da dove scaturisce un dato numerico o di lavorare insieme su un unico documento effettivamente aggiornato: fare pianificazione finanziaria con i fogli di calcolo costa tempo, comporta spesso numerosi errori legati all’errore umano e mortifica il talento di chi su questi fogli passa intere giornate a importare, esportare e manipolare dati, invece di concentrarsi su ciò che questi dati significano. “Ci confrontiamo ogni giorno con aziende italiane con fatturati fino a 300-400 milioni di euro e la verità è che nelle PMI italiane manca una cultura della pianificazione finanziaria”, spiega Marco Turani, Channel Director di 4 Planning, società specializzata in soluzioni software per la pianificazione economico, finanziaria e patrimoniale. “Specie nelle imprese più piccole, si tende a confondere la finanza strategica con la finanza breve che gestisce la cassa nel breve periodo (fino a 60-90 giorni). E anche quando si percepisce il valore di simulazioni sul lungo termine, il problema è che troppo spesso ci si affida al foglio elettronico per svolgere queste operazioni con tutti i rischi che ciò comporta”.
I limiti principali di un foglio di calcolo
Il foglio di calcolo è lo strumento più utilizzato dai direttori finanziari che spesso non si rendono pienamente conto di quanto sia uno strumento time consuming, incline a errori, rigido e inefficiente. Quattro sono i principali errori, universalmente riconosciuti, connessi all’uso del foglio di calcolo:
1. Il foglio di calcolo è una soluzione di produttività individuale, il che significa che il rischio che esistano più versioni dello stesso file diventa elevatissimo. Non è quindi raro imbattersi in casi in cui, a domanda specifica, team diversi abbiano fornito risposte diverse. Inoltre, ogni volta che più utenti lavorano su un proprio foglio di calcolo, unificarli per ottenere risultati consolidati sarà un’impresa in termini di tempo e di standardizzazione dei criteri. La situazione si complica ulteriormente quando l’ideatore del foglio di calcolo lascia l‘azienda.
2. I dati non sono aggiornati automaticamente: il foglio di calcolo è di difficile integrazione con sistemi terzi come database o software gestionali, il che comporta che i numeri originari dovranno essere prelevati e aggiornati manualmente dall’utente con tutto ciò che una gestione umana comporta in termini di possibilità di errore.
3. Il foglio di calcolo presenta dei limiti di memoria e di dimensione, il che comporta un limite alla quantità di dati che possono essere inseriti in un singolo foglio e continui rallentamenti nell’analisi.
4. Il foglio di calcolo non tiene traccia delle modifiche apportate ai dati, il che non permette di conoscerne la ragione e la storia, rendendo complicata la revisione contabile e l’individuazione dell’errore, nel caso ve ne fossero.
“L’innovazione digitale e il complesso quadro economico attuale – continua Turani – rappresentano per le piccole e medie imprese una sfida non sempre semplice da gestire, ponendo la necessità di creare scenari di simulazione e di analizzare i dati in profondità. Per questo, la pianificazione economico-finanziaria-patrimoniale a medio e lungo termine è un’attività chiave per affrontare scenari mutevoli e incerti, e deve essere affrontata con strumenti adeguati”.
Come scegliere la soluzione migliore
L’adozione di una soluzione di pianificazione finanziaria deve avere come obiettivo:
- la definizione di un modello di pianificazione
- l’accentramento delle informazioni in un database
- la strutturazione dei modelli di reporting e dashboard
- il controllo del processo di pianificazione
La definizione di un modello di pianificazione consiste nell’individuazione delle grandezze e delle regole che caratterizzano la pianificazione stessa: si tratta di individuare tutte quelle informazioni vitali per una buona pianificazione, dalle informazioni presenti sul backend gestionale, a quelle presenti nel budget, a quelle definite e gestite in tesoreria. Tutte queste informazioni, opportunamente strutturate e rielaborate, consentiranno poi la definizione di tutti i report e dashboard tra cui cash flow diretto, rendiconto finanziario indiretto e PFN, fonti impieghi, conto economico, stato patrimoniale, rating. L’accentramento delle informazioni in un database consente di aumentare il livello di sicurezza e affidabilità dei dati. Anche il loro mantenimento sarà più accurato e sicuro. L’accesso sarà infatti controllato, la loro alimentazione da sistemi esterni sarà automatizzata e non ci sarà più la necessità, come capita spesso con i fogli elettronici, di duplicazione di informazioni e schemi di elaborazione. Inoltre, la disponibilità di informazioni accentrate consente di unificare le regole di pianificazione e realizzare report con elevata profondità senza dover procedere a collegamenti tra file. La strutturazione dei modelli di reporting e dashboard è tipicamente basata su un estrattore di informazioni che consente di definire le dimensioni, i valori, le gerarchie, etc. Nelle soluzioni più evolute, i report sono completamente personalizzabili ed esportabili in sistemi di produttività individuale (BI o foglio elettronico). Il fatto che esistano modelli di reporting, ma l’azienda rimane libera di esportare dati in Excel o BI, permette l’assoluta possibilità di dialogare con qualsiasi sistema, qualsiasi entità del gruppo o di colloquiare con la casa madre o filiali, magari ubicate all’estero e dotate di altre soluzioni informatiche. I report permettono la navigazione nei dati, con il drill-down/drill-up lungo le gerarchie per arrivare a capire come un dato è stato creato, quali movimenti concorrono alla creazione di quel dato e, ancora più in profondità, quali sono i movimenti contabili che hanno generato quel singolo dato. L’utilizzo di soluzioni di questo tipo può sembrare più oneroso soprattutto in fase iniziale del progetto, i benefici sono però evidenti in fase di generazione automatica dei report, delle simulazioni e di nuovi scenari di pianificazione. Il controllo del processo di pianificazione consente all’azienda di prendere decisioni più affidabili perché basate su informazioni più complete e dettagliate, ma soprattutto “certificate”. Allo stesso modo, un processo di pianificazione gestito in modo efficiente libera il CFO da incombenze operative di bassa manovalanza in modo che possa concentrarsi su analisi più approfondite, migliorare la capacità di previsione e preparare piani strategici in minor tempo.
Le soluzioni 4 Planning
Le soluzioni 4 Planning per la pianificazione finanziaria, short e long term, sono basate sulla partita doppia previsionale, sono integrate con i software dei principali vendor (SAP, Oracle, Microsoft, Infor, ecc.) e permettono di ottenere oltre 30 dashboard standard per una reportistica evoluta, completa e articolata, e ovviamente personalizzabile rispetto alle specifiche esigenze del management. Si tratta di strumenti estremamente semplici da utilizzare e di rapida implementazione (10-20 giorni).
“Il vantaggio principale nella transizione da una pianificazione finanziaria realizzata tramite foglio di calcolo a una realizzata tramite soluzioni software transazionali – conclude Turani – risiede nella maggior accuratezza delle previsioni, nella strutturazione dei processi e nella velocità di elaborazione delle informazioni. Queste soluzioni permettono al CFO di diventare un vero e proprio manager del cambiamento perché gli consentono di fornire alla propria azienda una visione rivolta al futuro, di prevedere e gestire i rischi finanziari e di rendere l’azienda più reattiva ai mutamenti e alle evoluzioni del contesto economico e di mercato.”
4 Planning
4 Planning è una società specializzata in soluzioni software per la pianificazione economico, finanziaria e patrimoniale. Le soluzioni 4 Planning sono basate su un sistema di partita doppia previsionale e coprono intervalli temporali variabili, dallo short al long term. Lo short term in particolare è finalizzato alla gestione di scadenzari, piani di rientro e manovra di breve, liquidity plan e proiezione saldi banca. Il long term ha obiettivi più strategici, attraverso la creazione e gestione di scenari di simulazione (what if analysis) e la produzione di reporting previsionale sia relativamente a dati economici e patrimoniali, sia relativamente ad indici finanziari e di rating. Nata nel 2012 su iniziativa di due ingegneri informatici esperti di finance e con sede legale a Modena, a oggi la società ha gestito più di 110 progetti trasversali ai settori più diversi: dalla GDO all’automotive, dall’edilizia alla sanità, dall’abbigliamento all’energia, all’hospitality. 4 Planning conta una rete di 15 partner distribuiti su tutto il territorio nazionale. Per saperne di più: www.4planning.it